Mit cloudbasiertem ERP zurück zum agilen KMU

Enterprise Resource Planning-Software X3 von Sage im Einsatz bei 3S Solar Plus

Mit cloudbasiertem ERP zurück zum agilen KMU

Enterprise Resource Planning-Software X3 von Sage im Einsatz bei 3S Solar Plus

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Ein Management-Buy-Out bedeutete für den Solaranlagen-Pionier 3S Solar Plus auch den Ausstieg aus der Enterprise-Resource-Planning-Software. Gesucht wurde nun ein modernes ERP; fündig wurde man beim X3 von Sage.

Mit über 12'000 betriebenen Solaranlagen gehört 3S Solar Plus zu den führenden Herstellern von Solardächern und -fassaden in der Schweiz. 2010 wurde das Schweizer Unternehmen von Meyer Burger übernommen und vertrieb fortan seine Produkte durch den weltweit tätigen Konzern. Acht Jahre später kaufte Geschäftsführer Patrick Hofer-Noser die 3S Solar Plus aus der globalen Gruppe heraus und formierte das Unternehmen erneut zu einem eigenständigen, agilen KMU mit 40 Mitarbeitenden. Die eigene Produktionslinie der Solardach- und Fassadensysteme in Thun blieb dabei bestehen.

Wer bietet modernes ERP mit vielen Standardprozessen?

Das Management-Buy-Out bedingte einen raschen Ausstieg aus dem ERP-System des Konzerns. Dem Unternehmen blieb für die Umstellung gerade einmal ein halbes Jahr Zeit. Der Termin für den «Hard Exit» musste unbedingt eingehalten werden, und dies bei gleichzeitiger Kontrolle der Supply Chain. Deshalb wurde nach einem Anbieter gesucht, der schnell und lokal verfügbar ist und ein modernes ERP anbietet, das bereits möglichst viele Standardprozesse integriert. Marcus Bäckmann, Leiter Operations bei 3S Solar Plus und Verantwortlicher für die Einführung des neuen ERP weiss: «Lang andauernde IT-Projekte tragen den Kern des Scheiterns in sich. Unser Erfolgsfaktor ist die Schnelligkeit.»

Moderne Lagerbewirtschaftung und optimale Bestandsplanung

Die wichtigsten Anforderungen an das neue System waren eine moderne Lagerbewirtschaftung und optimale Bestandsplanung. Mit Reportings in Echtzeit sollten Informationen künftig aktuell und auf Knopfdruck verfügbar sein und Medienbrüche vermieden werden. Gleichzeitig setzte sich der innovative Solaranlagenproduzent zum Ziel, mithilfe eines cloudbasierten ERP-Systems Datenzugriffe demokratisch und dezentral zu ermöglichen. Zudem galt es, die Voraussetzungen für digitale Workflows zu schaffen, um die Automatisierung der Prozesse weiter voranzutreiben.

ERP Sage X3: flexibel anpassbar an Geschäftsprozesse

Die Wahl der 3S Solar Plus fiel auf das neue, cloudbasierte Sage X3, das den kompletten Fertigungsprozess in einem System abbildet und Bestandsverwaltung sowie Finanzmanagement in Echtzeit ermöglicht. Das ERP ist äusserst flexibel und lässt sich einfach auf die jeweiligen Bedürfnisse und Geschäftsprozesse anpassen.

Davon überzeugen, wie leicht sich das System adaptieren lässt, konnte sich der Solaranlagen-Spezialist bereits in der Erstpräsentation mit dem zertifizierten Sage Partner Elvadata. «Elvadata hat ein sehr agiles Projektmanagement an den Tag gelegt. Dank dem Know-how und der engen Zusammenarbeit konnten wir effizient alle Geschäftsprozesse in X3 anlegen und den straffen Zeitplan des Projekts einhalten», erläutert Marcus Bäckmann.

«Schattenreportings und Transaktionscodes auf Post-Its sowie Zeitverzögerungen durch unklare Informationen gehören der Vergangenheit an.

Hohe Automatisierung dank Produktkonfigurator

Sage X3 wurde innerhalb von vier Monaten eingeführt und bildet heute sämtliche Geschäftsprozesse im Finanzbereich sowie im Supply Chain- und Produktionsmanagement der 3S Solar Plus ab. Bereits nach sechs Wochen konnte die Bedarfsplanung deutlich verbessert und die Lagerbestände von europäischen Lieferanten von sechs Monaten auf sieben bis zehn Tage reduziert werden.

Ein grosser Schritt bezüglich Automatisierung gelang dem Unternehmen auch mit dem neu integrierten Produktkonfigurator. Dieser erlaubt, zusammen mit dem Auftraggeber gemäss den baulichen Gegebenheiten die entsprechenden Artikel zu evaluieren.

Die erfassten Daten und Produkte werden anschliessend direkt für die Offertstellung und für die weitere Verarbeitung des Auftrages ins System übernommen. «Schattenreportings und Transaktionscodes auf Post-Its sowie Zeitverzögerungen durch unklare Informationen gehören der Vergangenheit an. Die Datenqualität und die Prozesse haben sich signifikant verbessert», erklärt Marcus Bäckmann.

Umfassenden ERP-Planung verbessert Materiallieferung

Dank des mobilen Zugriffs auf das Native-Cloud-System haben heute alle Mitarbeitenden gemäss ihren individuellen Rechten von überall her direkten Zugriff auf das System, was die Arbeitsprozesse enorm beschleunigt. Aussendienstmitarbeitende können so beim Kunden vor Ort die Lagerbestände direkt abrufen.

Auch die Materiallieferungen wurden dank der umfassenden ERP-Planung verbessert und es wird sichergestellt, dass diese pünktlich und vollständig auf dem Bau eintreffen. Die Umstellung auf das neue System erfolgte ohne das Kundengeschäft zu tangieren: «Wir haben ‹in time› und ‹in budget› auf Sage X3 gewechselt, ohne dass die Kunden es gemerkt haben», sagt Marcus Bäckmann.

Hohe Automatisierung dank Produktkonfigurator

Umfassenden ERP-Planung verbessert Materiallieferung

Business Intelligence für noch mehr digitale Workflows

«Mit einer einwandfrei abgebildeten Supply Chain haben wir an Geschwindigkeit gewonnen und können noch erfolgreicher am Markt agieren», erklärt Geschäftsführer Patrick Hofer-Noser die Vorteile des neuen ERP. In Zukunft sollen weitere digitale Workflows realisiert und die Reportingmöglichkeiten ausgebaut werden.

Ein nächster Schritt ist die Einführung einer Kostenrechnung sowie Projekte in den Bereichen CRM und Business Intelligence. «Wir lernen jetzt, welche Zahlen wir brauchen, um den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen», so Bäckmann.

Das ist die Sage X3 ERP-Software

Sage X3 ist die neue cloudbasierte ERP-Lösung von Sage Schweiz für mittlere Unternehmen und bietet komplette Prozessabwicklungen in Finanz-, Supply Chain- und Produktionsmanagement. Sage X3 kann flexibel an die jeweiligen Rollen, Präferenzen und Workflows der Anwender angepasst werden und garantiert einen sicheren Zugang zu den benötigten Daten in der Cloud und über mobile Geräte.