Welche Firma wünscht sich nicht, dass der Materialbestand immer akkurat stimmt im ERP und am Fertigungsplatz? Das Schweizer Unternehmen Dormakaba Holding AG wollte genau dies und setzte auf eine mobile Datenerfassungslösung. Mit grossem Erfolg.

Falsche Bestände im ERP-System können zu Fehlteilsituationen führen und verursachen einen grossen Aufwand bei der Fehlerbehebung in der Logistik und in der Verkaufsadministration. Zudem stehen falsche Lagerwerte in den Büchern und im schlechtesten Fall können Kundenaufträge nicht termingerecht ausgeliefert werden. Solche Fälle wollte die Firma Dormakaba, ein Schweizer Spezialist für Zutrittskontrollsysteme, zukünftig vermeiden.

Manuelle Verbuchungen im SAP

Und warum nicht gleich auch die Effizienz im ganzen Prozess heben? Denn die Fertigung bei Dormakaba muss regelmässig mit Material aus dem automatischen Behälterlager und Produktionslagerorten für kleinere Aufträge versorgt werden. Dies geschieht nach dem Kanban-Prinzip: Benötigtes Material für die Produktion wird dort in die entsprechenden Produktionsversorgungsbereiche umgelagert.

Notwendige Bezüge aus Lagerorten mit geringwertigem Material wurden bei Dormakaba bisher nicht gebucht. Die Ausbuchung erfolgte erst bei der nächsten periodischen Inventur oder aufgrund einer aufgetretenen Fehlteilsituation. Der Ausschuss von teuren Materialien wurde von den Produktionsmitarbeitern gesammelt und dann an die Logistik zur manuellen Verbuchung und Entsorgung weitergeleitet. Damit die anschliessende manuelle Verbuchung im SAP durchgeführt werden konnte, mussten die Produktionsmitarbeiter von Hand Artikelnummer, Menge und den Grund für den Nachbezug aufführen.

Auch die grosse Anzahl täglicher Umlagerung vom automatischen Hochregallager in die Produktionslagerorte wurde durch Eingabe an einem stationären SAP-Terminal angestossen. Dabei konnte einzig die Materialnummer ab einem 1D-Barcode gescannt werden. Die restlichen Daten mussten von Hand erfasst werden.

Self-Scanning wie im Supermarkt

«Der gesamte Prozess der Materialbereitstellung für die Fertigung war also nicht zufriedenstellend, sodass wir nach einer effizienteren Lösung suchten», erklärt Hans Jürg Huber, Production Engineering bei Dormakaba. Die Idee war, dass zukünftig die Produktionsmitarbeiter die notwendigen Materialnachbezüge selbständig via mobile Endgeräte erfassen können, um so die Datenqualität – also die Bestände – und die Effizienz im Logistikbereich zu erhöhen. Dabei sollte die Erfassung so einfach wie möglich gehalten sein. «Als Vorbild diente uns das Self-Scanning in modern ausgerüsteten Supermärkten, wo die Kunden ihre Einkäufe selbst mit Handhelds scannen», sagt Hans Jürg Huber.

Wunsch: keine Eingabe auf der Tastatur

An die mobile Lösung stellte Dormakaba spezielle Anforderungen. So sollte die Umlagerungen zukünftig durch Einscannen eines 2D-Matrixcodes mittels eines mobilen Endgerätes ausgelöst werden können, d. h., ohne dass die Logistikmitarbeiter eine Eingabe auf der Tastatur vornehmen müssen. Die Lösung sollte zudem bedienerfreundlich sein und kurze Antwortzeiten sicherstellen, um die Akzeptanz der Anwender zu gewährleisten. Auch die Systemstabilität muss sichergestellt und die Schnittstelle zu SAP sollte zertifiziert sein.

Drei Anbieter auf der Shortlist: Membrain gewinnt

Aufgrund eines detaillierten Pflichtenheftes wurden Angebote bei verschiedenen Anbietern eingeholt. Die drei Anbieter der Shortlist wurden vor Ort eingeladen, um ihre Lösungen zu präsentieren und offene Fragen zu beantworten. Letztlich entschied sich Dormakaba für die Lösung des Münchner Unternehmens Membrain GmbH, da der integrierte Ansatz des Kommunikationsservers MembrainRTC (Real Time Communicator) sämtliche Anforderungen erfüllte. «Das Membrain-Angebot überzeugte durch die technische Lösung mittels RTC-Servers, der es erlaubt, auch andere Back-/Frontends anzubinden. Mitentscheidend war auch das gute Preis-Leistungs-Verhältnis.»

Datenhaltung konsequent im führenden SAP-System

Die Implementierung von mobilen Datenerfassungslösungen sowie deren Integration sind in der Praxis sehr komplex und kostenintensiv, da häufig generische SAP-Schnittstellen nicht vorhanden sind. Zudem arbeiten viele herkömmliche Lösungen mit einem Punkt-zu-Punkt-Ansatz, welcher nicht die erforderliche Integrationstiefe und flexiblen Anbindungsmöglichkeiten bietet. Bei der Membrain-Lösung erfolgt die Datenhaltung konsequent im SAP-System und die Datenverfügbarkeit ist stets gewährleistet. Dies ermöglicht ein unterbrechungsfreies Arbeiten auch bei kurzfristigen Systemausfällen oder während Wartungsfenstern.

Mehr Produktivität dank Arbeiten im Offline-Modus

Die Standard-Software verfügt über eine SAP-zertifizierte Schnittstelle und garantiert die Echtzeitverfügbarkeit sämtlicher Daten – stationär und mobil. Darüber hinaus bietet die Funktionalität «Hybrid Mode» ein ungestörtes Arbeiten, völlig unabhängig, ob ein Mitarbeiter live mit dem System verbunden ist. So ist ein Arbeiten auch problemlos im Offline-Modus möglich; die Daten werden im Hintergrund automatisch synchronisiert, sobald das mobile Gerät wieder eine aktive Verbindung zum führenden System hat. Dabei hält die native Applikation die Daten vor. Das ermöglicht eine maximale Flexibilität und ein uneingeschränktes und intuitives Arbeiten auch ohne fundierte IT Kenntnisse der Mitarbeiter.

System wurde von Anfang an akzeptiert

Bevor die neue Lösung in Betrieb genommen wurde, unterzog Dormakaba dem System einem intensiven Test. Die einzelnen mobilen Prozesse wurden über die Schnittstelle zum SAP-Testsystem eingehend geprüft und feinabgestimmt. Auch mussten vor dem «go live» noch circa 4‘000 Nachbezugsetiketten und circa 6‘000 Umlageetiketten gedruckt und an die Gestelle und Behälter angebracht werden. Zu den einzelnen Funktionen der neuen Lösung wurden Faltprospekte mit einer Step-by-Step-Beschreibung angefertigt, die für die Schulung der aktuellen und zukünftigen Benutzer diente. «Der Produktivstart verlief ohne nennenswerte Probleme», so Huber. «Aufgrund der hohen Bedienerfreundlichkeit wurde das System von Anfang an akzeptiert.»

Ausschuss wird sofort verbucht

Heute werden bei Dormakaba alle Nachbezüge (Ausschuss) konsequent und ohne Verzögerung ins SAP-System verbucht, was die Datenqualität der Bestände erhöht und sich positiv auf die Materialplanung auswirkt. Durch die Erfassung und anschliessende Auswertung der Gründe können auch gezieltere Verbesserungsmassnahmen eingeleitet werden. Die Effizienz beim Umlagern des Materials vom automatischen Teilelager in die verschiedenen Produktionsversorgungsbereiche konnte aufgrund des einfachen Einscannens des 2D-Matrixcodes vor Ort erhöht werden.